Bevor Unternehmen der so genannten „freien Wirtschaft“ in Immobilien investieren, haben sie meist erst einmal den tatsächlichen Bedarf ermittelt.

Dabei steht üblicherweise nicht im Mittelpunkt, die vorhandenen Arbeitsplätze in bestimmte Gebäude oder Gebäudeteile zu „verschieben“, sondern die Frage, welche Funktionen und Prozesse überhaupt noch erforderlich sind.

Dies geschieht entweder durch unternehmensinterne Organisationsabteilungen, bei kleineren Unternehmen durch die Geschäftsleitung und/oder durch externe Unterstützung durch Fachberatungen.

Die Spitzen der Mönchengladbacher Stadtverwaltung fühlen sich seit Jahren als Leitung des „Konzerns Stadt Mönchengladbach“ und viele Teile des Stadtrates als dessen „Aufsichtsrat“.

Einzelnen Personen in der Leitung der Kernverwaltung scheinen Machtstreben und das Zugehörigkeitsgefühl zu einer vermeintlichen „Konzernspitze“ wichtiger zu sein, als ihre eigentliche Aufgabe, nämlich an erster Stelle die Interessen der Bürger im Fokus zu haben.

Dazu gehört Transparenz in allen Belangen, besonders wenn es – wie beim Vorhaben der Verwaltungszentralisierung – um Investitionen in dreistelliger Millionenhöhe geht.

An dieser Transparenz lässt es das Gesamtvorhaben insbesondere bei den Fragen fehlen:

• „Werden die Arbeitsplätze in der bisherigen Struktur, der zugeordneten Aufgabeninhalte unter dem Aspekt „Prozessabläufe“ so erhalten bleiben und kommt es daher „nur“ zu einer „1:1-Verschiebung“ in die Verwaltungszentrale?

oder

• „Wurden oder werden im Zuge der „Zentralisierung“ die Prozessabläufe im Einzelnen untersucht (Stichwort: „Prozesskritik“), um zu einer „optimierten“ Arbeitsabwicklung und Bürgerorientierung zu kommen?“

Bei einer „Prozesskritik“ (im Gegensatz zur vielfach geforderten und teilweise auch durchgeführten „Aufgabenkritik“) muss es nicht zwangsläufig zu einer Reduzierung von Arbeitsplätzen und in der Folge zu einem Personalabbau kommen.

Andererseits ist der Stellenplan seit Jahren nicht „ausfinanziert“, was die Pressestelle auf BZMG-Anfrage so beschreibt: „Ein nicht ausfinanzierter Stellenplan weist auch die unbesetzten und nicht mit Finanzmitteln hinterlegten offenen Stellen aus. Demnach sind nur alle besetzten Stellen entsprechend finanziert“ (Zitat Ende).

So könnte eine in Rahmen einer „Prozesskritik“ durchgeführte Prozessanalyse zum Ergebnis haben, dass unbesetzte und nicht mit Finanzmitteln hinterlegte offene Stellen „überflüssig“ werden.

Mit der möglichen Konsequenz, dass sich die Zahl der zukünftig in der Verwaltungszentrale erforderlichen Arbeitsplätze (weiter) reduzieren könnte.

Die bislang bekannten Unterlagen zum Rathaus-Neubau in Rheydt lassen nicht erkennen,

• ob auch der „nicht ausfinanzierte“ Stellenplan Grundlage für die Ermittlung der Arbeitsplätze in der Zentralverwaltung ist

und/oder

• ob es Prozessanalysen mit dem Ziel einer realistischen Einschätzung zum tatsächlichen Bedarf an Arbeitsplätzen gegeben hat

und/oder

• ob und in welchem Umfang die fortschreitende und angestrebte Digitalisierung in der Verwaltung und bei den Abläufen (Prozessen) im Kontakt mit den Bürgern beim Arbeitsplatzbedarf berücksichtigt wurde.

Unter Aufgabenkritik versteht man in aller Regel die Überprüfung einer bislang wahrgenommenen Aufgabe unter der Fragestellung,

• ob die Aufgabe überhaupt, teilweise oder gar nicht (mehr) wahrgenommen werden muss und
• ob die Art der Aufgabenwahrnehmung sachgerecht und wirtschaftlich ist.

Daneben spricht man von Zweckkritik womit ein Bild darüber entstehen soll,

• ob eine Aufgabe vollständig oder teilweise eingestellt werden soll,
• ob eine Aufgabe intern oder extern verlagert werden soll, oder
• ob sie auszubauen ist.

Viele dieser Gesichtspunkte fallen in die formale Zuständigkeit des Dezernates III (Matthias Engel, SPD), mit seinem Aufgabengebiet „Organisations­beratung und -entwicklung für städtische Organisations­einheiten“, das jedoch nicht als „führende Stelle“ bei der Zentralisierung der Verwaltung am Standort Rheydt in Erscheinung tritt.

Die Maxime aus der HSP-Maßnahme 2012-0139 „Orientierung am Minimum des zur Aufgabenerfüllung Notwendigen“ ging nämlich vollkommen aus dem öffentlichen und politischem Fokus verloren.

Stattdessen findet die Umsetzung dieser HSP-Maßnahme vorrangig nur noch unter architektonischen und/oder ästhetischen und/oder technischen und/oder Investitions- und/oder Marketing-Gesichtspunkten statt.

Schon Jahre vor dem freiwilligen Beitritt der Stadt Mönchengladbach zum Stärkungspakt Stadtfinanzen im Jahre 2012 gab es innerhalb der Verwaltung mehr oder weniger häufig und intensiv die so genannte „Aufgabenkritik“.

Diese hatte zum Ziel, im Rahmen des  Haushaltssicherungskonzeptes (HSK) Stellen abzubauen, um den Haushalt zu sanieren, was u.a. den Abbau von Leistungen für die Bürger, Stilllegung von Brunnen und die Reduzierung von Standards bei der Unterhaltung und Pflege städtischer Infrastruktur und Grün zur Folge hatte.

Der naheliegende Weg von (punktueller) „Aufgabenkritik“ zur umfassender „Prozesskritik“ wurde bis heute offensichtlich nicht beschritten.

Vielmehr umging man eine sicherlich sinnvolle Vorgehensweise einer umfassenden Prozessanalyse z.B. durch die umstrittene Gründung eines Stadtbetriebes (heute mags AöR).

Damit wurde zwar das mangelnde „Prozessbewusstsein“ nicht behoben, aber die „Kernverwaltung“ mit dem Hauptverwaltungsbeamten an der Spitze musste sich damit nicht auseinandersetzen.

Mangelndes Prozessbewusstsein kann auch darin begründet sein, dass ein gewählter Hauptverwaltungs­beamter keinerlei Führungs- und Leitungsqualifikationen nachweisen muss.

Er wird von Parteien nominiert, von der Bevölkerung (nach Parteibuch) gewählt und kann vorher Lehrer, Journalist oder auch gänzlich ohne Berufsabschluss gewesen sein.

Durch die Zusammenlegung der Verwaltungsfunktion „(Ober-)stadtdirektor“ (= Hauptverwaltungs­beamter) mit der politischen Funktion „(Ober-)bürgermeister“ zum Hauptverwaltungsbeamten neuen Zuschnitts wurden die Kommunen in das Dilemma „Kompetenzvakuum“ entlassen.

Damit ist den verwaltungstechnisch erfahrenen Dezernenten und Fachbereichsleitern Tür und Tor geöffnet, ihr umfangreiches „Königswissen“ strategisch und taktisch so einzusetzen, dass es ihrem (möglicherweise) vorhandenen Machtstreben (und ihrer Partei) nutzt.

Dass dabei originäre verwaltungsorganisatorische Sichtweisen ausgeblendet und/oder bewusst ignoriert werden, ist immanent.

Dem kann im Sinne des Souveräns, also der Bürgerschaft, nur durch stringente Organisationsstruktur mit permanenter und/oder projektbezogener „Prozesskritik“ und einer nachvollziehbaren Organisationsstruktur entgegengewirkt werden.

Das gehört zu einer der Kernaufgaben des (gewählten) Hauptverwaltungsbeamten und des für die Verwaltungsorganisation und deren Entwicklung zuständigen (und verantwortlichen) Dezernenten.

Beide sind auch dafür verantwortlich, dass es Organigramme in Verbindung mit einem entsprechenden Organisationshandbuch gibt.

Wenn es diesen Verantwortlichen nicht gelingt, diese Grundlagen zu schaffen, dann ist es an der Politik hier „steuernd“ einzugreifen.

Sonst wird es – bezogen auf die anstehende Verwaltungszentralisierung – dazu kommen, dass ein Rathaus-Neubau vorrangig unter architektonischen und/oder ästhetischen und/oder technischen und/oder Investitions- und/oder (teilweise persönlich orientierten) Marketing-Gesichtspunkten entwickelt und gebaut wird …

…mit der Gefahr, dass die tatsächlichen Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, aber auch der Bürgerschaft, auf der Strecke bleiben.