Damit ist der Kreis Vorreiter am Niederrhein und im Verbandsgebiet des Kommunalen Rechenzentrums Niederrhein (KRZN). „Hierdurch handeln wir nachhaltig. Und wir bearbeiten Rechnungen schneller“, erklärt Karl Schippers vom Kreis Viersen.
Der Leiter des Amtes für Personal und Organisation erklärt, was genau sich ändert: „Wir haben einen Rechnungsworkflow eingeführt, der vollständig elektronisch und ohne Ausdrucke funktioniert.“
Außerdem ist für alle beteiligten Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter jederzeit sichtbar, in welchem Bearbeitungsstadium sich die Rechnung befindet.
Bei einem Gesamtvolumen von etwa 30.000 Rechnungen im Jahr ergibt sich für die Kreisverwaltung Viersen durch die Digitalisierung ein großes Einsparpotenzial.
Denn Papier geht in der Verwaltung für gewöhnlich einen langen Weg.
„Seit Jahrzehnten landen die Rechnungen üblicherweise in Papierform auf den Schreibtischen der Sachbearbeiter. Dann werden sie gestempelt, kopiert, verteilt, im Aktenschrank der Fachämter abgeheftet und in der Kreiskasse archiviert“, erläutert Achim Wankum, Leiter des Amtes für Finanzen im Kreis Viersen.
Eine einseitige Rechnung in Papierform hat einen drei- bis vierfachen Papiereinsatz zur Folge, weil Kopien für die Akten gemacht werden müssen.
Damit ist jetzt Schluss.
Der Kreis Viersen setzt in Sachen Nachhaltigkeit grundsätzlich darauf, weniger Papier zu verwenden. So hat der Papieratlas 2019 den Kreis für sein nachhaltiges Handeln gewürdigt.
Im Papieratlas ist zu lesen, wie viel Papier der Kreis Viersen insgesamt spart. Durch die elektronische Rechnungsbearbeitung ergeben sich Einsparungen von mehr als 31.000 Litern Wasser, mehr als 6.500 Kilowattstunden Strom und 635 Kilogramm CO2-Emissionen pro Jahr.
„Mit der Digitalisierung der Rechnungen gehen wir einen weiteren wichtigen Baustein an, um unsere Verwaltung nachhaltig zu machen“, so Schippers.
