Am 18. August 2017 (!) trat das „Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen“ (OZG) in Kraft.
Dadurch werden auch die Kommunen verpflichtet, bis Ende 2022 ihre sämtlichen Verwaltungsleistungen in 14 Themenfeldern nutzerorientiert zu digitalisieren und online umzusetzen.
Die Stadtverwaltung Mönchengladbach unterteilt Digitale Transformation (DT) in zwei Themenfelder:
- „Digitaler Wandel in der Stadtverwaltung“ beschäftigt sich mit der Frage, wie sich Verwaltung als Organisation im digitalen Zeitalter ausrichten muss.
- „Digitaler Wandel in der Stadtentwicklung“ beschäftigt sich mit der Fragestellung, wie sich der Digitale Wandel auf die Entwicklung der gesamten Stadt auswirkt.
Mit dem Online-Zugangangsgesetz besteht also auch für Mönchengladbach die gesetzliche Verpflichtung, Ende 2022 alle Verwaltungsdienstleistungen (OZG) für die EinwohnerInnen digital bereit zu stellen.
Nun wissen wir, dass die Stadt immer schon mit zeitlichen Gesetzesvorgaben „kreativ“ umgeht, auch weil sie sicher sein kann, dass auch die Düsseldorfer Kommunalaufsicht über solche Fixtermine gerne einmal darüber hinweg schaut und sich mit noch so obstrusen Entschuldigungen zufrieden gibt.
Neben den gesetzlichen Vorgaben sind es auch gestiegene Ansprüche und Erwartungen der „Kundinnen“ und „Kunden“, mit denen die Verwaltung im Zuge der Digitalisierung konfrontiert wird.
Auch der demografische Wandel wirkt auf die Verwaltung ein.
So ist abzusehen, dass ab dem Jahr 2027 über einen Zeitraum von fünf Jahren jeweils zwischen 100 und 160 Mitarbeitende pro Jahr die Verwaltung verlassen werden.
Aufgrund des vorhersehbaren Verlustes an Beschäftigten, in Verbindung mit dem existierenden Fachkräftemangel, muss Verwaltung sich als moderne und attraktive Arbeitgeberin entwickeln, um neue Fachkräfte zu generieren und zu binden.
Gleichzeitig gilt es jedoch auch, die Bedürfnisse der älteren und länger beschäftigten Mitarbeitenden zu berücksichtigen.
Die angestrebte räumliche Zentralisierung der Verwaltung ist ein weiterer bedeutender Treiber, die in den kommenden fünf Jahren die räumliche Struktur der Verwaltung grundlegend verändern soll.
Durch die drei Treiber
- Demografie,
- Digitalisierung und
- räumliche Zentralisierung
entsteht in den kommenden fünf Jahren ein positiver Handlungsdruck, der grundlegende Veränderungen innerhalb der Verwaltung erforderlich macht und ermöglicht.
„Digitaler Wandel in der Stadtentwicklung“
Das zweite Themenfeld „Digitaler Wandel & Stadtentwicklung“ bzw. „Smart City“ beschäftigt sich mit der Frage, wie sich der Digitale Wandel auf die Entwicklung der gesamten Stadt auswirkt und wie Potentiale der Digitalisierung genutzt werden können.
Grundsätzlich hat die Stadt Mönchengladbach die Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung erkannt.
Die Digitalisierungsstrategie der Stadt Mönchengladbach fokussiert sich aktuell auf die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen und Angeboten (E-Government).
Mittlerweile werden Projekte in einer Smart City nicht aufgrund der technischen Machbarkeit konzipiert, vielmehr wird ein nutzerzentrierter Ansatz verfolgt, wodurch sich die Suche von technischen Innovationen auf sinnvolle Anwendungsfälle für die Probleme einer Stadt verlagert.
Die Tendenz geht weg von einzelnen unkoordinierten Smart City Piloten hin zu einer ganzheitlichen integrierten Strategie.
Soweit ein Auszug aus dem Bericht „Strategisches Controlling“ zum Haushaltsplanentwurf 2021/2022.
Während im Themenfeld „Digitaler Wandel in der Stadtverwaltung“ die gesetzlichen Verpflichtungen aus dem Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz – OZG) herrühren, wonach der Bund, die Länder und die Kommunen, bis Ende 2022 ihre Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale auch digital anzubieten haben und somit als „must have“ einzustufen ist, sind „Smart City“-Aktivitäten eher dem Bereich „nice to have“ zuzuordnen.
Diesem Umstand trägt die Stadtverwaltung Mönchengladbach durch die Zuordnung der OZG-Aktivitäten zur Linien-Organisation „Fachbereich Organisation & IT“ (Dezernat III) Rechnung, während das Thema „Smart City“ in einem gesonderten Projekt innerhalb der Stabstelle „Strategische Entwicklung“ beim Dezernat I des Oberbürgermeisters angesiedelt ist.
Grund genug, dem Mönchengladbacher Oberbürgermeister Felix Heinrichs dazu zunächst 5 Fragen zu stellen, die sich ausschließlich auf die gesetzliche Verpflichtung bezogen und von der Pressestelle so beantwortet wurden:
Frage 1: Wie weit ist die Stadt Mönchengladbach mit der Umsetzung des OZG in zeitlicher Hinsicht?
ANTWORT:
Anfang 2020 wurde das ServicePortal der Stadt Mönchengladbach mit den ersten 100 Einzelleistungen eingeführt.
Seitdem wächst der Leistungsumfang stetig weiter.
Im Service Portal sind mehr als 150 OZG-Leistungen, hinter denen sich wiederum über 600 Einzelleistungen verbergen, online vorhanden.
Diese stehen in den unterschiedlichen Reifegraden (1-4) zur Verfügung.
Es bestehen mehr als 50 Antragsassistenten, welche die einfache Nutzung der jeweiligen Dienstleistung unterstützen sollen.
Mehr als 350 Einzelleistungen erfüllen mindestens den Reifegrad 3 und können somit als OZG-konform bezeichnet werden.
Über diese in Eigenregie umgesetzten Leistungen hinaus, ist die Stadtverwaltung unter der Koordinierung des Dachverbandes der kommunalen IT-Dienstleister (KDN) teilweise federführend an diversen weiteren Umsetzungsprojekten beteiligt.
Über diese Projekte werden OZG-Leistungen nach dem Einer-für-Alle-Prinzip (EfA) umgesetzt und zukünftig den Kommunen zur Nachnutzung zur Verfügung gestellt.
Darüber hinaus ist die Stadt Mönchengladbach im OZG-Beirat des Zweckverband ITK Rheinland beteiligt, der in Anlehnung an das EfA Prinzip gemeinsam für die und mit den kommunalen Zweckverbandsmitgliedern weitere Verwaltungsleistungen digitalisiert.
Frage 2: Wie weit ist die Stadt Mönchengladbach mit der Umsetzung des OZG in inhaltlicher Hinsicht bezogen auf die 14 Themenfelder?
ANTWORT:
Aus den etwa 150 OZG-Leistungsbündeln, welche bisher in unterschiedlichen Reifegraden zur Verfügung stehen, kommen die meisten aus den Lebenslagen Mobilität&Reisen (34), Querschnitt Bürger*in (26) und Unternehmensführung und –entwicklung (20). Die Themenfelder sind im Serviceportal unter „Dienste nach Rubriken“ auf der Landingpage zu finden:
https://service.moenchengladbach.de/
Wichtig bei der Umsetzung des OZG ist der Stadt Mönchengladbach nicht nur die Nutzerzentrierung und der Servicegedanke dahinter, sondern ebenfalls das Herabsetzen von Hürden für die Bürger*innen / Nutzer*innen.
Ebenfalls spielt die interne sowie externe Nutzer*innenzufriedenheit sowie Sinnhaftigkeit und Entlastungsfähigkeit der Fachbereiche eine sehr große Rolle.
Aktuell wird ein „Facelift“ der Landingpage sowie der Dienstleistungsseite erarbeitet, für welches der OZG-Servicestandard des Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) als Grundlage dient:
https://www.onlinezugangsgesetz.de/Webs/OZG/DE/umsetzung/servicestandard/servicestandard-node.html
Gerade eine unkomplizierte Darstellung und Nutzung ist bedeutsam für das große Ziel der OZG-Umsetzung.
Herausfordernd bei der Umsetzung sind: der Föderalismus durch die unterschiedlichen Gesetzgebungen und die verschiedenen Zuständigkeiten auf den Ebenen (Bund, Länder, Kommunen, etc.).
Ein Monitoring ist in Umsetzung und soll in Zukunft eingeführt werden, um zu analysieren an welchen Stellen die Bürgerschaft scheitert und ob diese „Fehler“ schnell behoben werden können.
Hierzu wird ein entsprechendes Feedback Modul durch den zuständigen IT-Dienstleister (ITK Rheinland) entwickelt, welches die entsprechenden Schwachstellen offenlegt.
Frage 3: Wie wurden bzw. werden die Mönchengladbacherinnen und Mönchengladbacher über das OZG informiert?
ANTWORT:
Neue Dienstleistungen werden über Pressemitteilungen, Printmedien, die Webseite sowie über die SocialMedia Kanäle kommuniziert.
Zudem ist die Umsetzung und Weiterentwicklung des Serviceportals Teil der städtischen Digitalisierungsstrategie, über die regelmäßig auch in öffentlichen Sitzungen des Rates und seiner Ausschüsse unterrichtet wird.
Frage 4: Wie wurden bzw. werden die Mönchengladbacherinnen und Mönchengladbacher über die Einrichtung und die Möglichkeiten eines „Nutzerkontos“ informiert und dabei ggf. unterstützt?
ANTWORT:
Unter: „So funktioniert das Serviceportal“ https://www.moenchengladbach.de/index.php?id=4003376 wird das Portal selbst, sowie einige Funktionalitäten in Zusammenhang mit der Nutzung von online Dienstleistungen beschrieben.
Um das Serviceportal möglichst „offen“ für alle Bürger*innen sowie Interessierte zu gestalten, ist – wo immer es die Regulierungen zulassen – eine besondere Registrierung über ein Nutzerkonto nicht notwendig.
Bei bestimmten Dienstleistungen, die ein höheres Vertrauensniveau haben, ist allerdings eine Anmeldung und Authentifizierung über ein Nutzerkonto zwingend erforderlich.
Hierbei bindet die Stadt Mönchengladbach das als Standard etablierte Servicekonto.NRW ein.
Nach einer einmaligen Registrierung, bei der auch die eID Funktion des Personalausweises eingebunden werden kann, erübrigt sich für viele Anwendungsfälle die persönliche Vorsprache – übrigens nicht nur für kommunale, sondern auch für Verwaltungsleistungen die von Landes- und Bundesbehörden erbracht werden.
Bei einigen Dienstleistungen können mit einem Nutzerkonto auch Bearbeitungsstände; Dokumente und erteilte Anträge im Serviceportal abgerufen werden (z.B. bei der Meldebescheinigung).
Frage 5: Wer ist innerhalb der Stadtverwaltung Mönchengladbach für die Umsetzung des OZG zuständig/verantwortlich?
ANTWORT:
Verantwortlich für die OZG-Umsetzung ist der Programmbereich Digitalisierung im Fachbereich Organisation und IT.
Martina Nolte ist dort seit September 2020 für das Serviceportal sowie die OZG-Umsetzung als Projektleitung federführend zuständig.
Die Umsetzung erfolgt interdisziplinär über alle Bereiche der Stadtverwaltung sowie im interkommunalen Austausch und in Zusammenarbeit mit den IT-Dienstleistern und dem KDN (Dachverband der kommunalen IT-Dienstleister).
